Politique de protection des renseignements personnels

On entend par « Renseignement Personnel » tout renseignement recueilli ou reçu par BFL au sujet d’une personne identifiable ou tout renseignement qui, utilisé seul ou avec d’autres renseignements, peut mener à l’identification d’une personne.

Les Renseignements Personnels comprennent, mais ne se limitent pas à ce qui suit :

• Nom, adresse et numéro de téléphone;
• Date de naissance, état civil et matrimonial;
• Cote de crédit et historique de paiements;
• Numéro d’assurance social (« NAS »);
• Expérience antérieure en matière d’assurance, y compris l’historique des réclamations;
• Numéro de permis de conduire, numéro d’identification du véhicule (NIV) et dossier de conduite;
• Renseignements bancaires et informations sur les cartes de crédit;
• Renseignements médicaux;
• Renseignements sur l’emploi et les revenus.

Les Renseignements Personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles qui se trouvent sur la carte professionnelle d’un employé d’une organisation ou dans des annuaires ou des sites Web accessibles au public, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et son adresse électronique professionnelle.

La collecte des Renseignements Personnels est un élément essentiel à notre capacité de fournir les services et les produits d’assurance qui répondent le mieux aux besoins de nos clients. Nous limitons la collecte de Renseignements Personnels et leur communication aux assureurs ou à nos fournisseurs de services à ce qui est nécessaire pour offrir aux clients les produits demandés ou pour d’autres raisons pour lesquelles ils ont accordé leur consentement.

BFL recueille, utilise et divulgue des Renseignements Personnels à diverses fins, notamment pour :

• Établir et maintenir les communications avec ses clients
• Évaluer les besoins et offrir des produits et services liés à l’assurance;
• Évaluer votre admissibilité à la couverture ou aux avantages;
• Remplir les demandes et faire des propositions;
• Recueillir des renseignements sur la tarification;
• Obtenir des soumissions d’assurance;
• Facturer des produits et services;
• Traiter les transactions par l’intermédiaire de fournisseurs de services de traitement des données;
• Faciliter le paiement par l’intermédiaire de systèmes de traitement des paiements;
• Obtenir des rapports auprès des agences de crédit;
• Assurer le service et le maintien des polices de nos clients;
• Fournir des renseignements au sujet de vos réclamations;
• Détecter et prévenir la fraude, les réclamations suspectes ou toute autre activité illégale;
• Se conformer aux exigences réglementaires et légales.

Si d’autres fins se présentent, et dans la mesure où la loi l’autorise, BFL en informera le client pendant ou avant la collecte de Renseignements Personnels ou avant leur utilisation ou divulgation.

BFL obtiendra toujours le consentement exprès de ses clients pour recueillir, utiliser ou divulguer leurs Renseignements Personnels. Le consentement peut être donné oralement en personne ou par téléphone, ou sous forme écrite (formulaire de consentement, formulaire de demande, lettre, courriel, etc.).

BFL considère que votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation à des tiers tels que les assureurs, nous est expressément donné lorsque vous nous communiquez les Renseignements Personnels destinés à nous permettre de vous fournir un produit ou un service. Les entités qui fournissent à BFL les Renseignements Personnels au sujet de leurs employés ont la responsabilité d’obtenir leur consentement préalable.

Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en soumettant une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous. Dans certains cas, le refus de fournir certains Renseignements Personnels ou le retrait de votre consentement peut nous empêcher d’obtenir une couverture d’assurance ou d’autres produits, services ou renseignements.

À moins que vous ne retiriez votre consentement, celui-ci sera considéré comme valide pour la durée requise pour la réalisation des fins pour lesquelles vos renseignements ont été recueillis, et ce, même si vous cessez d’être un client de BFL.

BFL limite la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos Renseignements Personnels à ce qui est nécessaire pour offrir les services d’assurance demandés ou à d’autres fins pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement ou tel que permis ou autorisé par la loi (comme la réception d’autres types de produits ou services). Les Renseignements Personnels communiqués par nos clients ne sont accessibles qu’à certaines personnes autorisées, et seulement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

BFL ne conservera vos Renseignements Personnels que pour la durée nécessaire pour atteindre le but pour lequel ils ont été recueillis et/ou pour répondre aux exigences légales, réglementaires ou contractuelles qui encadrent nos activités.

Nous, ou les fournisseurs de services agissant en notre nom pouvons traiter et/ou stocker une partie ou la totalité de vos Renseignements Personnels dans des juridictions à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Les Renseignements Personnels traités et/ou stockés à l’extérieur du Canada seront assujettis aux lois du pays dans lequel ils sont stockés. Avant de transmettre vos Renseignements Personnels à des fournisseurs de services, nous exigerons par contrat qu’ils emploient les mesures de sécurité appropriées afin de les protéger, sous réserve des lois en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée applicables dans la juridiction dans laquelle ils opèrent.

BFL ne partage pas, ne vend pas, n’échange pas, ne prête pas ni ne divulgue autrement vos Renseignements Personnels à des tiers.

BFL fera tous les efforts possibles pour s’assurer que les Renseignements Personnels qui sont stockés dans ses dossiers de clients sont aussi exacts et complets que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis. Si vous trouvez des inexactitudes dans vos Renseignements Personnels, vous devez nous en aviser par écrit et nous apporterons les modifications immédiatement et nous nous assurerons qu’elles soient transmises aux assureurs auxquels nous avons divulgué les renseignements au cours de l’année précédant la date de modification.

BFL maintient des normes et des procédures de sécurité rigoureuses pour protéger tous les Renseignements Personnels sous son contrôle contre l’accès et l’utilisation non autorisés, ce qui comprend des mesures physiques comme la limitation de l’accès à nos locaux, l’utilisation de services de déchiquetage sécurisés, le maintien de contrôles stricts pour limiter et surveiller l’accès des employés à notre système informatique et l’éducation des employés sur l’importance de la confidentialité par le biais de procédures internes et de programmes de formation. BFL utilise également des mesures technologiques telles que le cryptage, des mots de passe, pare-feux et autres mécanismes de protection des données afin de protéger les Renseignements Personnels sous son contrôle.

Vous avez le droit d’accéder à vos Renseignements Personnels qui sont conservés dans nos dossiers de clients ou de les examiner en envoyant une demande écrite à cet effet. Sur présentation d’une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels, BFL vous informera si elle détient des Renseignements Personnels à votre sujet et vous donnera accès à vos Renseignements Personnels dans un délai raisonnable. Normalement, nous répondrons aux demandes d’accès dans un délai de trente (30) jours. Nous pouvons exiger des frais d’accès minimes selon la nature de votre demande et nous vous aviserons des frais avant de donner suite à votre demande.

Veuillez noter que dans certaines circonstances, BFL peut ne pas être en mesure de vous donner accès à vos Renseignements Personnels si ceux-ci contiennent des références à des Renseignements Personnels concernant une tierce partie ou toute information qui est protégée par un privilège juridique, qui est la propriété de BFL ou qui ne peut être divulguée pour d’autres raisons juridiques.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos Renseignements Personnels ou la présente Politique de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous:

Responsable de la protection des renseignements personnels
BFL CANADA
2001, avenue McGill College, bureau 2200
Montréal, Québec  H3A 1G1

privacy@bflcanada.ca